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Wie Sie einen ordnungsgemäßen Abschluss aufstellen - ohne zu viel über Ihre GmbH preiszugeben

Als Geschäftsführer haben Sie dafür zu sorgen, dass der Jahresabschluss Ihrer GmbH rechtzeitig aufgestellt und zur Veröffentlichung im Handels- und Unternehmensregister eingereicht wird. Die Aufstellung selbst erfolgt in folgenden Schritten:

1. Erstellung des Jahresabschlusses durch den Steuerberater

Den Jahresabschluss erstellt in der Regel der Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. Sie müssen dafür sorgen, dass die notwendigen Unterlagen so zeitig vorliegen, dass die Erstellung rechtzeitig erfolgen kann. Ist der vorläufige Jahresabschluss fertig, erörtern Sie ihn mit Ihrem Steuerberater, lassen ihn gegebenenfalls ändern, um z. B. durch Steuergestaltungen mittels Rückstellungen einen möglichst niedrigen Gewinn ausweisen zu können. Die Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses richtet sich nach der Größe der GmbH:

• Bei großen und mittelgroßen Kapitalgesellschaften beträgt sie 3 Monate nach dem Bilanzstichtag. Die Aufstellung muss also bis zum 31. März erfolgen, wenn das Wirtschaftsjahr mit dem Kalenderjahr endet.
• Für kleine GmbHs verlängert sich die Aufstellungsfrist bis maximal 30. Juni, wenn das mit einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang vereinbar ist (§ 264 HGB).

TIPP: Wenn sich die Situation Ihrer GmbH so dramatisch verschlechtert hat, dass eine Überschuldung droht, sollten Sie die Fristen zur Aufstellung nicht ausschöpfen. Denn: Sollte es zu einer Insolvenz kommen, kann eine späte Aufstellung als Indiz für eine Insolvenzverschleppung gewertet werden. Ihnen drohen dann Regressforderungen seitens der Gläubiger und Gesellschafter.

Beachten Sie: Die Einstufung in die jeweils höhere Größenklasse erfolgt, wenn zumindest 2 der 3 Merkmale überschritten werden. Die Rechtsfolgen der jeweiligen Größenklasse treten nur ein, wenn die Merkmale an den Abschlussstichtagen von 2 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über- oder unterschritten werden.

2. In diesen Fällen ist eine Abschlussprüfung vorgeschrieben

Für mittlere und große GmbHs muss die Gesellschafterversammlung einen Abschlussprüfer bestellen. Dieser prüft den von Ihnen als Geschäftsführer vorgelegten Jahresabschluss und den Lagebericht auf seine Richtig- und Vollständigkeit (§§ 316 ff. HGB). Findet der Abschlussprüfer keine Unregelmäßigkeiten, bescheinigt er durch einen sogenannten Bestätigungsvermerk, dass der Abschluss korrekt ist (§ 322 Abs. 1 HGB).

TIPP: Auch für kleine GmbHs kann eine freiwillige Prüfung des Jahresabschlusses sinnvoll sein, wenn Sie z. B. einen Kredit beantragen oder Geschäftsanteile veräußern wollen.

Welche Unterlagen vom Abschlussprüfer konkret gefordert werden, ist nicht bis ins kleinste Detail festgelegt (§ 320 Abs. 2 HGB). Meist werden folgende Unterlagen benötigt, die Sie überwiegend parallel zur Erstellung des Jahresabschlusses schon zusammenstellen können.

Unterlagen zu den rechtlichen Verhältnissen

• Aktueller Handelsregisterauszug und neueste Satzung
• Alle Gesellschafterbeschlüsse des betreffenden Jahres
• Etwaige Grundbuchauszüge über Gesellschaftsimmobilien

Unterlagen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen

• Konzepte und Pläne für Investitionen/Sanierungen/Geschäftsfelderweiterung
• Übersichten zum Auftragsbestand und der Beschäftigungsentwicklung
• Wichtige Verträge (Darlehensverträge mit Verwandten etc.)

3. Weiterleitung an die Gesellschafter und Vorschlag zur Gewinnverwendung

Den Jahresabschluss leiten Sie - für mittlere und große GmbHs inkl. Prüfungsbericht - unverzüglich an die Gesellschafter weiter (§ 42a GmbHG; das Ergebnis der Bilanzaufstellung durch die Geschäftsführung ist lediglich ein Entwurf des Jahresabschlusses). Die Frist dafür beträgt in der Regel 1 Woche - maximal aber 2 Wochen. Mit dem Jahresabschluss unterbreiten Sie als Geschäftsführer den Gesellschaftern einen Vorschlag zur Gewinnverwendung und zur Ausübung von Bilanzierungswahlrechten.

Es genügt zwar, wenn Sie die Unterlagen in den Geschäftsräumen der GmbH zur Einsichtnahme auslegen und die Gesellschafter darüber schriftlich informieren. Um Verzögerungen zu vermeiden, empfiehlt es sich aber, jedem Gesellschafter den Jahresabschluss zuzuschicken. Diesen kann er dann z. B. mit einem Rechtsanwalt oder Steuerberater prüfen.

4. Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafter

Die Gesellschafter haben spätestens bis zum Ablauf der ersten 8 Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung zu beschließen. Bei einer kleinen GmbH verlängert sich die Frist auf 11 Monate (§ 42a Abs. 2 GmbHG).

Wichtig: Solange der Jahresabschluss nicht festgestellt ist, handelt es sich lediglich um einen Entwurf der Geschäftsführung. Das hat zur Folge, dass er noch abgeändert oder ergänzt werden kann. Allerdings ist dann gegebenenfalls eine erneute Prüfung durch den Abschlussprüfer erforderlich, sofern dieser den Jahresabschluss bereits mit seinem Bestätigungsvermerk versehen hatte.

Das Recht zur Feststellung des Jahresabschlusses obliegt der Gesellschafterversammlung (§ 46 Nr. 1 GmbHG). Diese beschließt mit einfacher Mehrheit über den Jahresabschluss. Sie kann aber die Feststellung des Jahresabschlusses

• einem oder mehreren Gesellschaftern,
• einem Bilanzausschuss oder
• dem Aufsichtsrat (soweit vorhanden)

Ist der Jahresabschluss verbindlich festgestellt, müssen Sie als Geschäftsführer ihn unterschreiben (§§ 245, 264 HGB). Unter Ihrer Unterschrift verweisen Sie auf jeden Fall auf den Feststellungsbeschluss der Gesellschafter.

Wie Sie bei der Veröffentlichung alles richtig machen

GmbHs und Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt) sind verpflichtet, die Jahresabschlüsse innerhalb eines Jahres beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers (eBAZ) einzureichen (§ 325 Abs. 1 Satz 1 HGB). Die Jahresabschlüsse Ihrer GmbH reichen Sie zentral über die Internet-Seite https://publikations-plattform.de ein. Von dort werden sie automatisch

• an das zuständige Handelsregister weitergeleitet und im
• Unternehmensregister und elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht.

TIPP: Auf der Internetseite www.ebundesanzeiger.de (Publikationsplattform) wird erläutert, wie und zu welchen Kosten Sie Abschlüsse einreichen.

Der Umfang bestimmt sich nach der Größe Ihrer GmbH:

6 Maßnahmen, mit denen sie die Veröffentlichungspflicht gering halten sowie Informationen und Hinweise zu des Bestandteilen des Jahresabschlusses erhalten Sie im Praxishandbuch GmbH-Geschäftsführer.

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