Praxishandbuch
GmbH-Geschäftsführer
Dienstwagensteuer
Wie Sie Ihren Dienstwagen als GmbH-Geschäftsführer rechtssicher versteuern
Erhalten Sie als Geschäftsführer einen Dienstwagen von Ihrer GmbH ist dies Teil Ihrer Geschäftsführer-Vergütung. Entsprechend müssen Sie die Dienstwagennutzung auch wie Gehalt mit Ihrer GmbH vereinbaren. Ein schriftlicher Vertrag ist wichtig, weil
- Sie nur damit Ihren Anspruch auf einen Dienstwagen dokumentieren und
- nur damit das Finanzamt die Dienstwagennutzung als Vergütungsbestandteil anerkennt, wenn Sie Gesellschafter- Geschäftsführer sind. Sonst droht eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA).
Wenn Ihre GmbH Ihnen einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, sollten Sie daher unbedingt auch eine Vereinbarung bezüglich der privaten Nutzung treffen. Fehlt es an einer solchen Vereinbarung, kann durch die private Nutzung des Pkws eine verdeckte Gewinnausschüttung begründet werden (BFH, 23.2.2005, Az: I R 70/04).
Für eine private Nutzung spricht schon, wenn jederzeit auf den Pkw zugegriffen werden kann und es sich nicht um ein Nutzfahrzeug handelt.
Achtung: Wird eine vGA festgestellt, muss die GmbH nicht den pauschalen Wert der privaten Mitbenutzung nach der 1-%-Methode nachversteuern. Vielmehr ist der tatsächliche Wert anzusetzen. Weil bei der Schätzung ein gewisser Unsicherheitsfaktor hinzukommt, soll das Finanzamt zusätzlich auch noch einen "angemessenen" Gewinnaufschlag berücksichtigen (BFH, 23.1.2008, Az: I R 8/06). Dessen Höhe legt das Finanzamt für den Einzelfall fest.
Mehr zum Thema Dienstwagensteuer lesen Sie im Praxishandbuch für den GmbH Geschäftsführer
Dienstwagennutzung richtig vereinbaren: So vermeiden Sie eine vGA
Legen Sie vertraglich genau fest, welche „Wagenklasse“ Ihnen zusteht. Sie können buchstäblich alles regeln: Hersteller, Fahrzeugtyp, Preisklasse, Sonderausstattung. Es empfiehlt sich, bereits im Anstellungsvertrag sicherzustellen, dass Sie stets das neueste Modell fahren. Das erreichen Sie dadurch, dass Sie einen Fahrzeugwechsel vertraglich zusichern lassen, wenn eine bestimmte Kilometerleistung erreicht oder ein bestimmter Zeitraum abgelaufen ist.
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Formulierungsbeispiel:
Die GmbH stellt Frau/Herrn _______ für die Dauer des Dienstvertrags einen Pkw (Neuwagen) des Typs _______ mit folgender Sonderausstattung _______ zur dienstlichen und privaten Nutzung zur Verfügung. Frau/Herr _______ hat unabhängig von der Kilometerleistung alle ____ Jahre (z. B. zwei Jahre) Anspruch auf einen neuen Dienstwagen. |
Die Überlassung eines Dienstwagens zur dienstlichen und privaten Nutzung umfasst immer auch die Erstattung der angefallenen Benzinkosten. Das gilt unabhängig davon, ob diese dienstlich oder privat entstanden sind.
Mit dieser Regelung trägt Ihr Unternehmen alle KostenAls Geschäftsführer ohne wie auch als Geschäftsführer mit GmbH-Beteiligung sollten Sie auf einer uneingeschränkten Dienstwagennutzung bestehen. Alle Einschränkungen, wie z.B. die Selbstzahlung von Kraftstoffkosten für Privatfahrten, verursachen nur zusätzliche Nachweispflichten – unnötigen bürokratischen Aufwand für Sie und Ihre GmbH
Wenn Ihre GmbH nicht auch die Kosten für Privatfahrten erstatten soll, muss dies im Dienstvertrag ausdrücklich geregelt werden. Daran haben Sie verständlicherweise kein Interesse. Deshalb folgt hier die Vertragsklausel, nach der Ihre Fahrzeugkosten von der GmbH getragen werden.|
Formulierungsbeispiel:
Das Dienstfahrzeug kann von Frau/Herrn _______ auch für Privatfahrten und Urlaubsfahrten genutzt werden. Alle mit der Dienstwagennutzung anfallenden Kosten wie Kfz-Versicherung, Kfz-Steuern, Tankfüllungen, Wartungen, Reparaturen etc. trägt die GmbH. |
Bei den beiden vorstehenden Formulierungen handelt es sich um den Kernbestand der Regelungen, die bei Überlassung eines Dienstwagens üblicherweise getroffen werden. Die Einzelheiten sind meist in einem „Vertrag über die dienstliche und private Nutzung eines Dienstwagens“ enthalten.
Mehr zum Thema Dienstwagensteuer lesen Sie im Praxishandbuch für den GmbH Geschäftsführer
Wenn Ihre GmbH die Miete für die Garage zahltDie GmbH ist an einem sauberen und unbeschädigten Dienstwagen interessiert. Dass er dafür nachts und am Wochenende in einer Garage abgestellt wird, wird sich die GmbH deshalb auch etwas kosten lassen.
Stellen Sie Ihren Dienstwagen in einer von Ihnen angemieteten Garage unter und erstattet Ihre GmbH Ihnen die Garagenmiete, handelt es sich um steuerfreien Auslagenersatz. Sofern in diesem Fall der private Nutzungswert des Dienstwagens bereits nach der 1%-Regelung erfasst wird, darf für die Überlassung der Garage kein weiterer geldwerter Vorteil in Ansatz gebracht werden.
Regeln Sie im Dienstvertrag vorsichtshalber grundsätzlich, dass Ihre GmbH etwaige Garagenkosten für Ihr Dienstfahrzeug übernimmt.
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Formulierungsbeispiel:
Die GmbH erstattet Frau/Herrn _______ die Kosten für die Anmietung einer Garage für das Unterstellen des Dienstfahrzeugs. Stellt Frau/Herr _______ das Dienstfahrzeug in seiner eigenen Garage unter, zahlt das Unternehmen ein Garagengeld in Höhe der ortsüblichen Garagenmiete. |
Keine Steuerersparnis durch Nutzungsverbot
Dass Sie den Dienstwagen nicht nur für geschäftliche, sondern auch für private Fahrten nutzen dürfen, bedeutet für Sie einen geldwerten Vorteil. Dieser ist nach Ihren individuellen Lohnsteuermerkmalen zu versteuern. Manche Geschäftsführer versuchen, die Dienstwagensteuer zu sparen, indem sie die private Mitbenutzung vertraglich verbieten lassen. Das bringt aber gar nichts. Denn die Finanzverwaltung steht auf dem Standpunkt, dass ein solches Verbot überwacht werden muss. Und das ist praktisch nur mit einem Fahrtenbuch sicher möglich (R 8.1 Abs. 9 LStR).
Dienstwagensteuer: Bis 42 % Lohnsteuer oder 25 % Abgeltungsteuer
Wichtig für Gesellschafter-Geschäftsführer: Bei einem Nutzungsverbot (ohne Nachweis, dass es eingehalten wurde) wie auch bei einer fehlenden Dienstwagenvereinbarung wird das Finanzamt davon ausgehen, dass es keine Anspruchsgrundlage für die Dienstwagennutzung gibt. Folge: Es handelt sich um eine verdeckte Gewinnausschüttung. Das Finanzamt wird Abgeltungsteuer in Höhe von 25 % (zzgl. SolZ) des geldwerten Vorteils nachfordern.Dienstwagen rechtssicher versteuern - BEISPIEL:
Der Geldwerte Vorteil des Dienstwagens eines Gesellschafter-Geschäftsführers betrug pro Jahr 12.000 €. Bei einem Steuersatz von 42 % zzgl. SolZ müsste darauf Lohnsteuer in Höhe von 5.317 € (inkl. SolZ) abgeführt werden. Da mit der GmbH ein Nutzungsverbot vereinbart war, wurde die Steuer nicht abgeführt. Das Finanzamt akzeptierte das Verbot aber nicht und nahm eine verdeckte Gewinnausschüttung an den Gesellschafter-Geschäftsführer an. Die Nachforderung von Abgeltungsteuer belief sich auf 3.165 € (inkl. SolZ) pro Jahr.Wie das Beispiel zeigt, ist eine verdeckte Gewinnausschüttung für Sie privat – also ohne Berücksichtigung der Steuerlast Ihrer GmbH – steuerlich günstiger.
Aber: Versuchen Sie nicht, das Finanzamt bewusst zu täuschen, um in den Genuss der Abgeltungsteuer zu kommen! Verstoßen Sie nämlich vorsätzlich gegen ein Nutzungsverbot, wird das Finanzamt annehmen, dass die Vereinbarung nur zum Schein getroffen wurde. Es kann dann trotzdem Lohnsteuer verlangen (BFH, 11.2.2010, Az: VI R 43/09).
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