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Geschäftsführung und Vertretung:So machen Sie immer alles richtig

An Ihnen als Geschäftsführer kommt in der GmbH-Praxis niemand vorbei. Sie führen die Geschäfte der Gesellschaft und vertreten die GmbH gerichtlich und außergerichtlich. Die Unterscheidung zwischen Geschäftsführung im engeren Sinne und Vertretung der GmbH ist von zentraler Bedeutung - nicht nur für Sie und Ihre Gesellschafter, sondern auch für alle Personen, Vertragspartner und Institutionen, mit denen Sie geschäftlich zu tun haben.

1. Ihre Aufgabe als Geschäftsführer

Die Geschäftsführung betrifft die interne Leitung und Verwaltung der GmbH. Sie sind dafür verantwortlich, die GmbH im kaufmännischen, technischen und sozialen Bereich so aufzustellen, dass ein effizienter und gewinnorientierter Betriebsablauf gewährleistet ist. Achtung: Im Unterschied zur Aktiengesellschaft besteht bei der GmbH eine Weisungsbefugnis der Gesellschafter gegenüber Ihnen als Geschäftsführer. Damit einher geht Ihre Pflicht, die Weisungen der Gesellschafter auch auszuführen, sofern diese nicht rechtswidrig sind. Das Verhältnis zwischen Ihnen als Geschäftsführer und Ihren Gesellschaftern können Sie allerdings weitgehend frei gestalten. Mehr dazu lesen Sie im Praxishandbuch für den GmbH Geschäftsführer

2. Ihre Aufgabe als Vertreter der GmbH

Die Vertretung der GmbH betrifft Ihr Auftreten als Geschäftsführer nach außen, Ihr Verhältnis zu den Kunden, Lieferanten, Geschäfts- und Vertragspartnern der GmbH. Ihre Vertretungsmacht als Geschäftsführer ist grundsätzlich unbegrenzt und kann auch nicht gegenüber Dritten begrenzt werden.

Folgen von Pflichtverstößen

Im Innenverhältnis bleiben Sie allerdings an die Vorgaben gebunden, die sich aus der Satzung, Ihrem Anstellungsvertrag oder Gesellschafterbeschlüssen ergeben können. Verstoßen Sie gegen dies vertraglichen Pflichten, bleiben Ihre Erklärungen beispielsweise gegenüber den Vertragspartnern der GmbH allerdings wirksam. Sie machen sich aber schadenersatzpflichtig, sofern Sie gegen vertragliche Vorgaben oder Weisungen der Gesellschafter gehandelt haben und der GmbH dadurch ein Nachteil entstanden ist. Das gilt auch dann, wenn es keine entsprechenden vertraglichen Vorgaben oder Weisungen der Gesellschafter gibt. In einem solchen Fall werden Sie als Geschäftsführer daran gemessen, ob Sie mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes handeln. Lässt sich dann für Ihr Verhalten im konkreten Einzelfall keine wirtschaftlich plausible Erklärung finden, haften Sie wiederum für den entstandenen Schaden.

Gesellschafter und Geschäftsführer: So regeln Sie Ihre Kompetenzen

Die Abgrenzung der Kompetenzen des Geschäftsführers gegenüber jenen der Gesellschafterversammlung ist eine der zentralen Regelungen in jeder GmbH-Satzung. Eine Beschränkung der Geschäftsführerbefugnis kann aber ebenso gut auch im Anstellungsvertrag vereinbart werden. Das hat den Vorteil, dass später Änderungen erfolgen können, ohne dass dies Auswirkungen auf die GmbH-Satzung hat.

Rechte der Gesellschafter, die im Anstellungsvertrag des Geschäftsführers geregelt sind

Einen Katalog von Geschäften, denen die Gesellschafterversammlung zustimmen muss, enthält praktisch jeder Anstellungsvertrag. Wie umfangreich dieser Katalog ausfällt, hängt davon ab, welche Interessen die Gesellschafter und der Geschäftsführer im konkreten Einzelfall verfolgen:

• Ein Minderheitsgesellschafter, der nicht zugleich Geschäftsführer ist, wird darauf drängen, den Zustimmungskatalog möglichst umfangreich zu fassen.
• Sind Sie dagegen Gesellschafter und zugleich Geschäftsführer, kommt es Ihnen darauf an, den Umfang des Zustimmungskatalogs denkbar gering zu halten.
• Sind Sie Minderheitsgesellschafter und wollen Sie Ihre Position als Geschäftsführer zusätzlich stärken, sind Sie naturgemäß daran interessiert, Ihre Befugnisse als Geschäftsführer zu erweitern, indem Zuständigkeiten der Gesellschafterversammlung auf Sie übertragen oder beispielsweise die Weisungsbefugnis der Gesellschafterversammlung Ihnen gegenüber beschränkt wird.

Diese Zuständigkeiten sind gesetzlich festgelegt

Nur wenige Kompetenzen der Gesellschafterversammlung sind vorgegeben. Insbesondere folgende Zuständigkeiten liegen aufgrund gesetzlicher Regelung zwingend bei der Gesellschafterversammlung - können ihr also nicht entzogen werden:

• Änderung der Satzung,
• Auflösung der GmbH,
• fälliger Verzicht auf das Auskunfts- und Weisungsrecht,
• Umwandlung der GmbH in eine andere Rechtsform.

Was Sie bei der Übertragung von Kompetenzen beachten müssen

Soweit die gesetzlich vorgesehenen Zuständigkeiten der Gesellschafterversammlung nicht zwingend vorgegeben sind, können sie auf Sie als Geschäftsführer oder einen Beirat oder Aufsichtsrat übertragen werden.

Wichtig: Welche Zuständigkeitsregelung im Einzelnen auch immer getroffen wird: Es muss sichergestellt sein, dass die Gesellschafterversammlung oberstes Organ der GmbH bleibt. Und: Ist nach dem Gesetz eigentlich die Gesellschafterversammlung zuständig, kann die Kompetenz aber auf Sie als Geschäftsführer übertragen werden und wird davon auch Gebrauch gemacht, ist dafür eine ausdrückliche Regelung in der Satzung erforderlich.

So stark ist Ihre Stellung als Geschäftsführer

Die folgende Übersicht enthält eine umfassende Aufzählung von Befugnissen, die Ihnen als Geschäftsführer übertragen werden können. Gehen Sie die Punkte im Einzelnen durch. Die Checkliste kann Ihnen gerade auch dann als wertvolle Orientierungshilfe dienen, wenn es darum geht, festzustellen, ob Ihre Position als Geschäftsführer tatsächlich so stark ist, wie Sie bisher immer angenommen haben. Auch kann das Ausfüllen der Checkliste beispielsweise schlagartig deutlich machen, dass Ihnen zwar vielfältige Befugnisse zugestanden werden, diese aber oftmals unter dem Zustimmungsvorbehalt der Gesellschafterversammlung stehen. Dann ist dies für Sie eine Anregung, schnellstmöglich eine Vertragsänderung herbeizuführen, wenn Sie Ihre Position als Geschäftsführer weiter ausbauen wollen. Eine Checkliste über den Umfang Ihrer Geschäftsführungsbefugnis finden Sie im Praxishandbuch für den GmbH Geschäftsführer

Das sind Ihre wichtigsten Aufgaben

Ebenso vielfältig wie die Tätigkeitsfelder einer GmbH sein können, sind auch die Aufgaben, die sich für Sie als Geschäftsführer daraus ergeben. Deshalb konzentrieren sich die Tipps und Hinweise auf den nächsten Seiten auf die übergeordneten Aufgaben, die auf jeden Geschäftsführer zukommen, egal in welcher Branche die GmbH tätig ist.

Geschäftsleitung und Rechtsvertretung

Die laufende Geschäftsführung ist sozusagen Ihr Kerngeschäft. Dazu gehören die tatsächlichen und rechtsgeschäftlichen Handlungen (z. B. Vertragsabschlüsse), die der gewöhnliche Betrieb Ihres Unternehmens mit sich bringt. Ebenso zählen hierzu organisatorische Maßnahmen, die zur Verwaltung einer Gesellschaft gehören. Sie entscheiden beispielsweise, ob die GmbH einen Rechtsstreit mit Lieferanten, Kunden oder anderen führen soll. achtung: Sind neben Ihnen weitere Geschäftsführer bestellt, müssen Sie im Zweifel innerbetriebliche Maßnahmen jeweils gemeinsam treffen - in der Regel sogar einstimmig. Das kann sich im Betriebsalltag als sehr hinderlich erweisen. Deshalb wird bei mehreren Geschäftsführern

• in der Satzung oder
• in einer Geschäftsordnung

geregelt, welcher Geschäftsführer für welchen Bereich intern zuständig und verantwortlich ist. Weitere Einzelheiten dazu lesen Sie in diesem Beitrag ab Seite R 230 / 17.

Finanzierung der GmbH

Als Geschäftsführer müssen Sie sicherstellen, dass alle Gesellschafter ihre Einlagen leisten. Ebenso sind Sie für die Kapitalerhaltung verantwortlich. So ist es nicht zulässig, Vermögen an einen oder mehrere Gesellschafter auszuzahlen (z. B. als Darlehen), wenn dafür auf das Stammkapital zurückgegriffen würde.
Achtung: Bei einem Verlust in Höhe der Hälfte des Stammkapitals müssen Sie unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einberufen und die Gesellschafter informieren. Ansonsten gilt: Gesellschafter und Geschäftsführer können grundsätzlich frei entscheiden, ob und in welchem Umfang sich die GmbH über das Stammkapital hinaus entweder mit Eigenkapital und/oder mit Fremdkapital finanziert. Das bedeutet insbesondere, dass bei einem zusätzlichen Finanzbedarf auch Kredite aufgenommen werden können. Ob die Gesellschafterversammlung oder der Geschäftsführer darüber entscheiden, kann in der Satzung oder im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag geregelt werden.

Ihre Verpflichtungen durch eine persönliche Bürgschaft
Kredite können auch durch Bürgschaften der Gesellschafter abgesichert werden. Egal, ob es um die Einräumung eines Kredits oder um die Weiterführung beziehungsweise Ausweitung einer Kreditlinie für Ihre GmbH geht: Je größer das Kreditvolumen, je höher die Kreditlinie und je angespannter die finanzielle Situation der GmbH ist, desto eher verlangen Banken und Sparkassen, dass Sie als Gesellschafter- Geschäftsführer mit „ins Boot springen” und persönliche Sicherheiten bieten.
Als Sicherungswert legen die Kreditinstitute nur selten den vollen Wert Ihrer Vermögenswerte zugrunde, sondern immer nur einen Teil davon, den so genannten Beleihungswert. Das ist der Wert, den das Kreditinstitut bei einem Verkauf oder im Rahmen einer Zwangsversteigerung der Sicherheit mit großer Wahrscheinlichkeit erzielen könnte. Beispielsweise werden Immobilien in der Regel mit ca. 50 % bis 60 % ihres Verkehrswerts beliehen. Achtung: Sie haben einen Anspruch auf Freigabe von Sicherheiten, wenn deren Wert den der gesicherten Forderung deutlich übersteigt. Eine Sicherheit in Höhe von 110% der Forderung ist noch gerechtfertigt, so der Bundesgerichtshof (27.11.1997, Az: GSZ 1/97, GSZ 2/97).
Übersteigt der Nennwert der Sicherheiten jedoch 150% der Forderung, ist von einer Übersicherung auszugehen. Sie können dann verlangen, dass Ihre Sicherheiten zumindest zu einem Teil wieder freigegeben werden. Wobei das Kreditinstitut im Allgemeinen entscheiden kann, welche Sicherheiten es freigeben möchte.

Rechnungswesen der GmbH

Zu Ihren Aufgaben als Geschäftsführer gehört die ordnungsgemäße Buchführung. Die beginnt nicht etwa erst mit der Eintragung der Gesellschaft ins Handelsregister, sondern schon mit Aufnahme der Geschäfte. Ordnungsgemäße Buchführung bedeutet, dass die Eintragungen klar und übersichtlich sind, die Geschäftsvorfälle lückenlos erfasst werden, und zwar zeitnah und in zeitlicher Reihenfolge. Sie verantworten den Jahresabschluss Aus der Buchführung ist der Jahresabschluss zu erstellen. Dieser setzt sich zusammen aus

• dem Jahresabschluss im eigentlichen Sinne als einer Zusammenfassung der wirtschaftlichen Daten, die den Stand der GmbH auf einen Blick wiedergeben (Bilanz),
• der Gewinn- und Verlust-Rechnung,
• einer Anlage zur Erläuterung der Gewinn- und Verlust- Rechnung,
• einem Lagebericht, in dem Sie als Geschäftsführer den Geschäftsverlauf des letzten Jahres, die aktuelle wirtschaftliche Lage der GmbH und die absehbare Entwicklung in der Zukunft aufzeigen (bei kleinen GmbHs nicht nötig).

Gesellschaftsrechtliche Pflichten

Hierzu gehört insbesondere die Einberufung der Gesellschafterversammlung. Sie muss mindestens einmal im Jahr vor Feststellung des Jahresabschlusses einberufen werden, außerdem in bestimmten gesetzlich vorgeschriebenen Fällen (zum Beispiel bei Nachschusseinforderung, auf Verlangen eines Minderheitsgesellschafters oder Satzungsänderungen). Im Übrigen müssen Sie als Geschäftsführer dann eine Gesellschafterversammlung einberufen, wenn dies in der Satzung vorgesehen ist oder es im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint.

Darüber müssen Sie anderen Gesellschaftern Auskunft erteilen
Jeder Gesellschafter kann von Ihnen als Geschäftsführer jederzeit Auskunft über die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse der GmbH und Einsicht in ihre Bücher und Schriften verlangen. Das Auskunftsrecht erstreckt sich auf alle Angelegenheiten der GmbH. Von dem Auskunftsrecht umfasst sind nicht nur die laufenden Geschäfte, sondern alles, was für die Kontroll-, Gewinn- und Vermögensinteressen des Gesellschafters von Bedeutung sein kann. Der Auskunftsanspruch der Gesellschafter richtet sich gegen die GmbH, ist jedoch von Ihnen als Geschäftsführer zu erfüllen.
Wenn zu befürchten ist, dass der Gesellschafter die Auskunft zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden und dadurch der GmbH ein nicht unerheblicher Nachteil entstehen wird, dürfen Sie die Auskunft verweigern. Dazu ist allerdings ein Beschluss der Gesellschafter erforderlich. Der Gesellschafter, der die Auskunft verlangt, darf nicht mit abstimmen.

Gesellschafterbeschlüsse ausführen

Fasst die Gesellschafterversammlung Beschlüsse, ist es regelmäßig Aufgabe des Geschäftsführers, die Gesellschafterbeschlüsse auszuführen. Als Geschäftsführer sind Sie nicht nur berechtigt, sondern sogar verpflichtet, zu prüfen, ob die jeweiligen Beschlüsse rechtmäßig zu Stande gekommen sind. Einen rechtswidrigen Beschluss dürfen Sie nicht ausführen. Im Zweifel müssen Sie die Gesellschafterversammlung erneut einberufen, damit die Gesellschafter Gelegenheit erhalten, einen korrekten Beschluss zu fassen.

Steuerliche Pflichten der GmbH

Wie bei der Lohnsteuer- und Umsatzsteuer-Voranmeldung haben Sie als Geschäftsführer die Pflicht, für die rechtzeitige Erstellung und Abgabe der Jahressteuererklärungen zu sorgen. Ebenso müssen Sie sicherstellen, dass die Steuern der GmbH einschließlich einbehaltener Lohnsteuern an das Finanzamt abgeführt werden. Andernfalls haften Sie als Geschäftsführer für die nicht abgeführten Steuern mit Ihrem privaten Vermögen. Bei mehreren Geschäftsführern trifft grundsätzlich jeden von ihnen die volle Verantwortung.
Achtung: Selbst wenn die Kompetenzen der einzelnen Geschäftsführer untereinander klar geregelt sind und Sie beispielsweise „nur” für den Vertrieb zuständig sind, haben Sie immer noch eine Überwachungspflicht.

Registerpflichten

Sind Sie Geschäftsführer und gleichzeitig Gesellschafter, müssen Sie dafür sorgen, dass die GmbH ordnungsgemäß in das Handelsregister eingetragen ist. Nach jeder Veränderung in der Person der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung sind Sie verpflichtet, umgehend eine von Ihnen unterschriebene Gesellschafterliste beim Handelsregister einzureichen. Aus dieser Liste müssen sich die Namen, Vornamen, Geburtsdaten und Wohnorte der Gesellschafter sowie deren Stammeinlagen ergeben. Die wichtigsten Meldungen an das Handelsregister lesen Sie im Praxishandbuch für den GmbH Geschäftsführer

Insolvenz der GmbH vermeiden

Für Sie als Geschäftsführer kommt es darauf an, bereits dann konsequent zu handeln, wenn sich eine finanzielle Krise der GmbH auch nur abzeichnet. Vorboten für eine solche Krise sind

• ein nachhaltiger Umsatzrückgang,
• ein deutliches Sinken der Auftragslage und
• ein Ausbleiben seit langem fälliger Forderungen.

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