Praxishandbuch
Gmbh-Geschäftsführer
Das sind Ihre wichtigsten Aufgaben für Sie als Geschäftsführer
Ebenso vielfältig wie die Tätigkeitsfelder einer GmbH sein können, sind auch die Aufgaben, die sich für Sie als Geschäftsführer daraus ergeben. Deshalb konzentrieren sich die Tipps und Hinweise auf dieser Seite auf die übergeordneten Aufgaben, die auf jeden Geschäftsführer zukommen, egal in welcher Branche die GmbH tätig ist.
Geschäftsleitung und Rechtsvertretung
Die laufende Geschäftsführung ist sozusagen Ihr Kerngeschäft. Dazu gehören die tatsächlichen und rechtsgeschäftlichen Handlungen (z. B. Vertragsabschlüsse), die der gewöhnliche Betrieb Ihres Unternehmens mit sich bringt. Ebenso zählen hierzu organisatorische Maßnahmen, die zur Verwaltung einer Gesellschaft gehören. Sie entscheiden beispielsweise, ob die GmbH einen Rechtsstreit mit Lieferanten, Kunden oder anderen führen soll.
Achtung: Sind neben Ihnen weitere Geschäftsführer bestellt, müssen Sie im Zweifel innerbetriebliche Maßnahmen jeweils gemeinsam treffen - in der Regel sogar einstimmig. Das kann sich im Betriebsalltag als sehr hinderlich erweisen. Deshalb wird bei mehreren Geschäftsführern
- in der Satzung oder
- in einer Geschäftsordnung
Rechnungswesen der GmbH
Zu Ihren Aufgaben als Geschäftsführer gehört die ordnungsgemäße Buchführung. Die beginnt nicht etwa erst mit der Eintragung der Gesellschaft ins Handelsregister, sondern schon mit Aufnahme der Geschäfte. Ordnungsgemäße Buchführung bedeutet, dass die Eintragungen klar und übersichtlich sind, die Geschäftsvorfälle lückenlos erfasst werden, und zwar zeitnah und in zeitlicher Reihenfolge.
Sie verantworten den Jahresabschluss
Aus der Buchführung ist der Jahresabschluss zu erstellen. Dieser setzt sich zusammen aus
- dem Jahresabschluss im eigentlichen Sinne als einer Zusammenfassung der wirtschaftlichen Daten, die den Stand der GmbH auf einen Blick wiedergeben (Bilanz),
- der Gewinn- und Verlust-Rechnung,
- einer Anlage zur Erläuterung der Gewinn- und Verlustrechnung,
- einem Lagebericht, in dem Sie als Geschäftsführer den Geschäftsverlauf des letzten Jahres, die aktuelle wirtschaftliche Lage der GmbH und die absehbare Entwicklung in der Zukunft aufzeigen (bei kleinen GmbHs nicht nötig).
Als Geschäftsführer haben Sie dafür zu sorgen, dass der Jahresabschluss Ihrer GmbH rechtzeitig aufgestellt und zur Veröffentlichung im Handels- und Unternehmensregister eingereicht wird.
Gesellschaftsrechtliche Pflichten
Hierzu gehört insbesondere die Einberufung der Gesellschafterversammlung. Sie muss mindestens einmal im Jahr vor Feststellung des Jahresabschlusses einberufen werden, außerdem in bestimmten gesetzlich vorgeschriebenen Fällen (zum Beispiel bei Nachschusseinforderung, auf Verlangen eines Minderheitsgesellschafters oder Satzungsänderungen). Im Übrigen müssen Sie als Geschäftsführer dann eine Gesellschafterversammlung einberufen, wenn dies in der Satzung vorgesehen ist oder es im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint.
Darüber müssen Sie anderen Gesellschaftern Auskunft erteilen
Jeder Gesellschafter kann von Ihnen als Geschäftsführer jederzeit Auskunft über die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse der GmbH und Einsicht in ihre Bücher und Schriften verlangen. Das Auskunftsrecht erstreckt sich auf alle Angelegenheiten der GmbH. Von dem Auskunftsrecht umfasst sind nicht nur die laufenden Geschäfte, sondern alles, was für die Kontroll-, Gewinn- und Vermögensinteressen des Gesellschafters von Bedeutung sein kann. Der Auskunftsanspruch der Gesellschafter richtet sich gegen die GmbH, ist jedoch von Ihnen als Geschäftsführer zu erfüllen.
TIPP: Wenn zu befürchten ist, dass der Gesellschafter die Auskunft zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden und dadurch der GmbH ein nicht unerheblicher Nachteil entstehen wird, dürfen Sie die Auskunft verweigern. Dazu ist allerdings ein Beschluss der Gesellschafter erforderlich. Der Gesellschafter, der die Auskunft verlangt, darf nicht mit abstimmen.
Gesellschafterbeschlüsse ausführen
Fasst die Gesellschafterversammlung Beschlüsse, ist es regelmäßig Aufgabe des Geschäftsführers, die Gesellschafterbeschlüsse auszuführen. Als Geschäftsführer sind Sie nicht nur berechtigt, sondern sogar verpflichtet, zu prüfen, ob die jeweiligen Beschlüsse rechtmäßig zu Stande gekommen sind. Einen rechtswidrigen Beschluss dürfen Sie nicht ausführen. Im Zweifel müssen Sie die Gesellschafterversammlung erneut einberufen, damit die Gesellschafter Gelegenheit erhalten, einen korrekten Beschluss zu fassen.
Steuerliche Pflichten der GmbH
Wie bei der Lohnsteuer- und Umsatzsteuer-Voranmeldung haben Sie als Geschäftsführer die Pflicht, für die rechtzeitige Erstellung und Abgabe der Jahressteuererklärungen zu sorgen. Ebenso müssen Sie sicherstellen, dass die Steuern der GmbH einschließlich einbehaltener Lohnsteuern an das Finanzamt abgeführt werden. Andernfalls haften Sie als Geschäftsführer für die nicht abgeführten Steuern mit Ihrem privaten Vermögen. Bei mehreren Geschäftsführern trifft grundsätzlich jeden von ihnen die volle Verantwortung.
Achtung: Selbst wenn die Kompetenzen der einzelnen Geschäftsführer untereinander klar geregelt sind und Sie beispielsweise "nur" für den Vertrieb zuständig sind, haben Sie immer noch eine Überwachungspflicht.
Registerpflichten
Sind Sie Geschäftsführer und gleichzeitig Gesellschafter, müssen Sie dafür sorgen, dass die GmbH ordnungsgemäß in das Handelsregister eingetragen ist. Nach jeder Veränderung in der Person der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung sind Sie verpflichtet, umgehend eine von Ihnen unterschriebene Gesellschafterliste beim Handelsregister einzureichen. Aus dieser Liste müssen sich die Namen, Vornamen, Geburtsdaten und Wohnorte der Gesellschafter sowie deren Stammeinlagen ergeben.
Finanzierung der GmbH
Als Geschäftsführer müssen Sie sicherstellen, dass alle Gesellschafter ihre Einlagen leisten. Ebenso sind Sie für die Kapitalerhaltung verantwortlich. So ist es nicht zulässig, Vermögen an einen oder mehrere Gesellschafter auszuzahlen (z. B. als Darlehen), wenn dafür auf das Stammkapital zurückgegriffen würde.
Achtung: Bei einem Verlust in Höhe der Hälfte des Stammkapitals müssen Sie unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einberufen und die Gesellschafter informieren.
Ansonsten gilt: Gesellschafter und Geschäftsführer können grundsätzlich frei entscheiden, ob und in welchem Umfang sich die GmbH über das Stammkapital hinaus entweder mit Eigenkapital und/oder mit Fremdkapital finanziert. Das bedeutet insbesondere, dass bei einem zusätzlichen Finanzbedarf auch Kredite aufgenommen werden können. Ob die Gesellschafterversammlung oder der Geschäftsführer darüber entscheiden, kann in der Satzung der im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag geregelt werden.
Insolvenz der GmbH vermeiden
Für Sie als Geschäftsführer kommt es darauf an, bereits dann konsequent zu handeln, wenn sich eine finanzielle Krise der GmbH auch nur abzeichnet. Vorboten für eine solche Krise sind
- ein nachhaltiger Umsatzrückgang,
- ein deutliches Sinken der Auftragslage und
- ein Ausbleiben seit langem fälliger Forderungen.
Ihr oberstes Ziel ist es dann, gegenzusteuern und die GmbH zu retten. Doch wenn die Krise ausweglos ist, müssen Sie rechtzeitig den Gang zum Gericht antreten und Insolvenz anmelden.
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